Guide · Før udbuddet
Sådan kontakter du kommunen om en opgave, før den kommer i udbud
Når et udvalg har besluttet at købe noget, går forvaltningen i gang med at finde en leverandør. De fleste mindre opgaver kommer aldrig i udbud — forvaltningen spørger en leverandør, den kender. Vil du være med, skal du kontakte den rette i forvaltningen, mens sagen er ny: læs beslutningen, find kontakten, ring først og følg op skriftligt.
Guiden gælder for alle, der vil sælge til kommuner, regioner og boligselskaber — fra den lokale tømrer til den store entreprenør.
Kort fortalt
- Læs beslutningen: hvad skal købes, hvor mange penge er sat af, hvornår, og hvem indstiller sagen.
- Find den rette: den forvaltning eller enhed, der står bag sagen.
- Ring først: præsentér dig kort, og spørg, hvordan opgaven skal løses.
- Følg op skriftligt: send det, I aftalte, med det samme.
- Hold øje med sagen: den kan komme i udbud senere.
1. Læs beslutningen
Et punkt i et referat har næsten altid de samme dele: en sagsfremstilling, en indstilling og en beslutning. Kig efter fire ting:
- Hvad skal købes eller laves — fx nye vinduer på en skole eller kørsel af elever.
- Hvor mange penge er sat af. Beløbet viser, om opgaven skal i udbud eller kan gives direkte (se tærskelværdierne).
- Hvornår det skal ske. Står der "i 2026", er tiden kort.
- Hvem der indstiller — typisk et center eller en forvaltning. Det er dem, du skal tale med.
I mineudbud.dk åbner «Se hele sagen» referatet med den sætning markeret, der gjorde sagen relevant for jer, og et link til kommunens egen side med mødet og bilagene.
2. Find den rette person
Referaterne har næsten aldrig navne, telefonnumre eller mails. Men de siger, hvilken forvaltning der står bag. Find forvaltningens side på kommunens hjemmeside, og se, hvem der er leder eller fagansvarlig for området. Ved de mindre køb er det tit forvaltningen selv — ikke indkøbsafdelingen — der vælger leverandøren.
I mineudbud.dk gør «Find kontakten» det for jer: den læser referatet, finder ud af, hvem der køber, og søger på kommunens egne sider. I får den mest direkte kontakt, den kan finde — en person, ellers enhedens fælles nummer eller mail, ellers kommunens hovednummer — med et link til siden, oplysningen kommer fra.
3. Ring først
Markedsføringsloven tillader ikke at sende salgsmails til nogen, der ikke har bedt om dem — heller ikke til en kommune. Den første kontakt skal derfor være en samtale. Det er også det, der virker: en kort samtale bliver husket, en mail bliver arkiveret.
Sådan kan det lyde:
"Jeg hedder … fra … Vi laver … Jeg har set, at økonomiudvalget den 7. oktober besluttede at udskifte vinduerne på Strandgården. Hvordan skal opgaven løses — skal der indhentes tilbud? Må jeg sende en kort præsentation og nogle referencer?"
Spørg ind, frem for at sælge. Er opgaven allerede givet videre, så spørg, hvordan I kommer i betragtning næste gang.
4. Følg op skriftligt
Har de sagt ja tak, så send en kort mail samme dag. Henvis til samtalen og sagen, og hold den på få linjer:
- hvem I er, og hvad I leverer
- to-tre lignende opgaver, I har lavet
- hvordan I prissætter (fx timepris eller fast pris)
- CVR-nummer og kontaktoplysninger
5. Hold øje med sagen
Større opgaver kommer i udbud senere. Så skal al kontakt gå gennem udbudsmaterialet, typisk spørgsmål og svar på udbudsportalen — men har du præsenteret dig i forvejen, kender de dit navn, og du kender opgaven. Inviterer kommunen til markedsdialog, så deltag: det er chancen for at påvirke, hvordan opgaven skæres.
Følger I sagen i mineudbud.dk, kommer udbuddet med i morgenmailen, når det bliver offentliggjort. Læs mere om, hvordan købene viser sig før de kommer i udbud, og om hvordan man bliver leverandør til kommunen.