Konditionsmæssigt tilbud: derfor bliver bud afvist

Fristen er den mest ubarmhjertige. Et tilbud afleveret et minut for sent kan ikke accepteres, uanset årsagen — også hvis det elektroniske system var langsomt. Aflever derfor dagen før, ikke i sidste time.

Manglende bilag er den næsthyppigste. Beder køberen om et udfyldt ESPD, tre referencer og en udfyldt tilbudsliste, og du sender to referencer, er tilbuddet ufuldstændigt. Lav en tjekliste ud fra materialets egen liste, og kryds af.

Egne vilkår er den snigende. Skriver du i følgemailen, at jeres almindelige salgs- og leveringsbetingelser gælder, har du taget forbehold over for køberens kontrakt. Det kan alene være nok til afvisning, selv om du ikke mente det som en indvending.

Og endelig tilbudslisten: regner du i andre enheder end der er bedt om, lader felter stå tomme, eller ændrer i regnearkets formler, bliver dit tilbud ikke sammenligneligt med de andres.

Et forbehold er, når du siger nej tak til noget i køberens materiale — en kontraktbestemmelse, et krav, en risikofordeling. Konsekvensen afhænger af, hvad forbeholdet rammer.

Er det et grundlæggende element — kontraktens genstand, prisstruktur, ansvarsfordeling, tidsplanens hovedtræk — skal køberen afvise dit tilbud. Der er ikke noget skøn. Det er derfor standardbetingelser i en følgemail er farlige: de rammer typisk netop ansvar og betaling.

Er det et mindre væsentligt element, må køberen vælge. Den kan afvise tilbuddet, eller den kan prissætte forbeholdet — altså lægge et beløb oveni din pris svarende til den risiko, du har skubbet tilbage. Prissætningen falder sjældent ud til din fordel, for køberen skal kunne forsvare den over for de øvrige tilbudsgivere.

Har du reelt et problem med et vilkår, så stil et spørgsmål i spørgefasen frem for at tage forbehold i tilbuddet. Dér kan køberen ændre materialet for alle — bagefter kan den ikke.

Køberen har en begrænset mulighed for at bede dig supplere eller præcisere. Har du glemt at underskrive en erklæring, eller er en oplysning åbenlyst en tastefejl, kan den normalt bede dig rette det.

Grænsen går ved, at rettelsen ikke må forbedre dit tilbud i konkurrencen. Du kan ikke eftersende en manglende reference, hvis referencer indgår i vurderingen, og du kan ikke justere din pris. Så ville de andre tilbudsgivere have krav på det samme.

Regn derfor ikke med en chance til. Nogle købere spørger, andre afviser direkte — begge dele kan være korrekte. Den eneste sikre strategi er at aflevere komplet første gang.

Gå materialet igennem og skriv hvert eneste skal-krav ned på en liste. Det er dine mindstekrav. Sæt flueben, når du kan pege på, hvor i dit tilbud hvert enkelt er opfyldt.

Læs derefter din egen følgemail og alle standarddokumenter igennem med ét spørgsmål for øje: står der noget, der modsiger køberens kontrakt? Ryd det væk.

Aflever i god tid, og tjek at systemet har kvitteret. Kvitteringen er dit bevis for, at tilbuddet er kommet frem.

Den største hjælp er dog stadig tid. Jo tidligere du opdager udbuddet, jo mindre skal laves i hast — og hastværk er dét, der producerer de formelle fejl. Det er derfor mineudbud.dk sender relevante udbud og indkøbsbeslutninger på mail hver hverdag. Nye profiler får 14 dages Pro gratis, og der findes en gratis profil med fri søgning.