Konditionsmæssigt tilbud: derfor bliver bud afvist

Fristen er den mest ubarmhjertige. Et tilbud, der kommer et minut for sent, kan som udgangspunkt ikke tages i betragtning, heller ikke hvis din internetforbindelse var langsom, eller uploaden tog længere tid end ventet. Aflever derfor dagen før og ikke i sidste time.

Manglende bilag er den næsthyppigste fejl. Beder køberen om et udfyldt ESPD, tre referencer og en udfyldt tilbudsliste, og du sender to referencer, er tilbuddet ufuldstændigt. Lav en tjekliste ud fra materialets egen liste, og sæt kryds.

Egne vilkår er den snigende fejl. Skriver du i følgemailen, at jeres almindelige salgs- og leveringsbetingelser gælder, har du taget forbehold over for køberens kontrakt. Det kan alene være nok til afvisning, selv om du ikke mente det som en indvending.

Og endelig tilbudslisten (skemaet, hvor du skriver dine priser): regner du i andre enheder, end der er bedt om, lader du felter stå tomme, eller ændrer du i regnearkets formler, kan dit tilbud ikke sammenlignes med de andres.

Et forbehold er, når du siger nej tak til noget i køberens materiale, fx en kontraktbestemmelse, et krav eller en fordeling af risikoen. Konsekvensen afhænger af, hvad forbeholdet rammer.

Er det et grundlæggende element, som kontraktens genstand, prisstruktur, ansvarsfordeling eller tidsplanens hovedtræk, skal køberen afvise dit tilbud. Der er ikke noget skøn. Det er derfor, standardbetingelser i en følgemail er farlige: de rammer typisk netop ansvar og betaling.

Er det et mindre væsentligt element, må køberen vælge. Den kan afvise tilbuddet, eller den kan prissætte forbeholdet, altså lægge et beløb oven i din pris svarende til den risiko, du har skubbet tilbage. Prissætningen falder sjældent ud til din fordel, for køberen skal kunne forsvare den over for de øvrige tilbudsgivere.

Har du reelt et problem med et vilkår, så stil et spørgsmål i spørgefasen i stedet for at tage forbehold i tilbuddet. Dér kan køberen ændre materialet for alle. Bagefter kan den ikke.

Køberen har en begrænset mulighed for at bede dig supplere eller præcisere. Har du glemt at underskrive en erklæring, eller er en oplysning åbenlyst en tastefejl, kan den normalt bede dig rette det.

Grænsen går ved, at rettelsen ikke må forbedre dit tilbud i konkurrencen. Du kan ikke eftersende en manglende reference, hvis referencer indgår i vurderingen, og du kan ikke justere din pris. Så ville de andre tilbudsgivere have krav på det samme.

Regn derfor ikke med en chance til. Nogle købere spørger, andre afviser direkte, og begge dele kan være korrekte. Den eneste sikre strategi er at aflevere et komplet tilbud første gang.

Gå materialet igennem, og skriv hvert eneste skal-krav ned på en liste. Det er dine mindstekrav. Sæt flueben, når du kan pege på, hvor i dit tilbud hvert enkelt krav er opfyldt.

Læs derefter din egen følgemail og alle standarddokumenter igennem med ét spørgsmål for øje: Står der noget, der modsiger køberens kontrakt? Så skal det slettes.

Aflever i god tid, og tjek, at systemet har sendt en kvittering. Kvitteringen er dit bevis for, at tilbuddet er kommet frem.

Den største hjælp er dog stadig tid. Jo tidligere du opdager udbuddet, jo mindre skal laves i hast, og det er hastværk, der giver de formelle fejl. Derfor sender mineudbud.dk relevante udbud og indkøbsbeslutninger på mail mandag til lørdag. Nye profiler får 14 dages Pro gratis, og søgning i udbud er gratis uden login.