Tildelingskriterier: sådan bliver dit tilbud bedømt

Ved pris alene vinder den billigste blandt de tilbud, der opfylder kravene. Alt andet er mindstekrav: du skal bestå dem, men du får ikke point for at gøre det bedre. Her er der ingen grund til at tilbyde mere, end der bliver bedt om. Det koster penge uden at give point.

Ved omkostninger regner køberen på de samlede udgifter over hele levetiden og ikke kun på købsprisen. Drift, energi, vedligehold og bortskaffelse tælles med. Det er den model, hvor en dyrere løsning, der er billigere i drift, kan vinde, og hvor det betaler sig at dokumentere sit forbrug præcist.

Ved bedste forhold mellem pris og kvalitet vægtes pris mod et eller flere kvalitetskriterier, fx pris 60 procent og kvalitet 40. Det er en meget udbredt model og den eneste, hvor din beskrivelse reelt kan slå en lavere pris.

Vægtningen fortæller dig, hvor du skal bruge din tid. Er pris vægtet 80 procent, kan du sjældent vinde med en flottere beskrivelse. Så handler det om at skære i omkostningerne og undgå risici, som du bliver nødt til at lægge oven i prisen.

Er kvalitet vægtet 50 procent eller mere, er tilbuddets tekst måske det vigtigste dokument, du skriver det år. Så skal timerne bruges dér og ikke på at presse de sidste procent af prisen.

Kig også på underkriterierne. Kvalitet 40 procent siger ikke meget, men bemanding 20, opgaveløsning 15 og miljø 5 fortæller dig præcis, hvad der bliver læst efter, og i hvilken rækkefølge du skal prioritere.

Ud over kriterierne skal køberen beskrive, hvordan tilbud bliver omsat til point. På pris sker det typisk med en model, hvor det billigste tilbud får topkarakter, og de øvrige får mindre, alt efter hvor meget dyrere de er.

Modellen har stor betydning. I nogle modeller koster ti procent højere pris få point, i andre næsten hele scoren. Kan du læse det ud af materialet, ved du, hvor meget kvalitet der skal til for at bære en højere pris.

På kvalitet gives point normalt ud fra en skala, der beskriver, hvad der skal til for hvert trin. Læs skalaen, og skriv direkte op imod ordlyden. Står der, at topkarakter kræver konkrete og dokumenterede eksempler, er generelle hensigtserklæringer ikke nok, uanset hvor godt de lyder.

Svar på det, der bliver spurgt om, i den rækkefølge, der bliver spurgt. Den, der bedømmer tilbuddet, sidder med et skema og leder efter dine svar. Skal der ledes, mister du point, du har fortjent.

Vær konkret i stedet for at rose jer selv. At I har stor erfaring med skoler, giver ingenting. At I har haft rengøringen på fire skoler i Randers siden 2022 med to faste medarbejdere pr. skole og en tilsynsrunde hver måned, kan bedømmes.

Beskriv bemandingen med roller og timer, hvis der bliver spurgt til det. Bemanding vægter ofte tungt, fordi det er dét, køberen kan holde jer op på bagefter.

Og husk, at kvalitetskriterier skal handle om denne opgave. En generisk firmapræsentation, der kunne sidde i et hvilket som helst tilbud, giver ikke point i nogen model.