Udbud med forhandling: når tilbuddet kan forbedres undervejs

Når ordregiverens behov ikke kan dækkes uden at tilpasse løsninger, der allerede findes på markedet. Standardløsningen findes ikke, eller den skal laves om.

Når kontrakten omfatter design eller nye løsninger, eller når opgaven på grund af sin art, kompleksitet eller de juridiske og økonomiske risici ikke kan tildeles uden forudgående forhandling. Det kan fx være en større ombygning af en skole, hvor løsningen skal findes sammen med brugerne.

Og når et forudgående offentligt eller begrænset udbud kun gav tilbud, der ikke opfyldte kravene eller var uacceptable. Det er den praktiske genvej, når et udbud er kørt fast.

Grundlæggende elementer ligger fast, herunder mindstekrav og kriterierne for tildeling. Ordregiveren kan altså ikke undervejs beslutte, at prisen alligevel skal veje tungere, eller at et mindstekrav kan fraviges for én tilbudsgiver.

Det indledende tilbud danner grundlag for forhandlingen, og der forhandles ikke om de endelige tilbud. Når det endelige tilbud er afgivet, er løbet kørt.

Ordregiveren skal dokumentere forløbet og behandle alle ens. Forhandling er ikke en åbning for særbehandling, men en ordnet måde at nå frem til et bedre grundlag på.

Læs, om ordregiveren har forbeholdt sig ret til at tildele på grundlag af det indledende tilbud. Har den det, bliver der måske slet ikke forhandlet, og så skal dit første tilbud være dit bedste.

Forhandlingen kan foregå i flere faser, hvor feltet bliver indsnævret undervejs efter de offentliggjorte tildelingskriterier. Regn med, at du skal bruge ressourcer over en længere periode og ikke bare frem til én frist.

Brug forhandlingen til det, den er til: at forstå, hvad ordregiveren i virkeligheden har brug for. Det er dér, proceduren giver dig en fordel, som en almindelig tilbudsrunde ikke gør.