Udbud af rammeaftale vedr. rekrutteringsydelser til top- og lederstillinger på Københavns Universitet

Universitetet har valgt at udbyde én samlet rammeaftale i stedet for at opdele aftalen i delaftaler, da det er Universitetets vurdering, at de efterspurgte rekrutteringsydelser indgår som led i en samlet og løbende understøttelse af Universitetets rekrutteringsbehov, at ydelserne er tæt forbundne i både indhold og gennemførelse, og at en opdeling i delydelser vil medføre øget administrativ belastning i form af flere kontraktforhold, større koordineringsbehov og mere ressourcekrævende opfølgning. Rammeaftalens anslåede værdi er DKK 10 mio., ekskl. moms, mens Rammeaftalens maksimale værdi er DKK 15 mio., ekskl. moms.

Rammeaftalen træder i kraft ved begge parters underskrift og løber i to år fra ikrafttrædelsen. Universitetet kan ved skriftlig meddelelse forlænge aftalen med op til yderligere to år på uændret vilkår.

Yderligere oplysninger: Universitetet opfordrer økonomiske aktører til at ansøge om prækvalifikation for at blive udvalgt til at afgive tilbud i tilbudsfasen. Kun ansøgere, der er blevet udvalgt (prækvalificeret) af Universitetet, vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ansøgningen skal indgives elektronisk via EU-Supply (Udbudssystemet). Ansøgninger, der modtages efter ansøgningsfristens udløb eller på anden måde end angivet, vil ikke blive taget i betragtning.

Ansøgning skal være på dansk og udgøres af et udfyldt ESPD, der bl.a. tjener som foreløbigt bevis på, (i) at ansøger ikke er omfattet af de nedenfor anførte udelukkelsesgrunde, og (ii) at ansøger opfylder det nedenfor anførte krav til egnethed, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 6.3.3. Hvis ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører og/eller ansøger baserer sit tilbud på en eller flere andre enheders kapacitet forventes ansøgningen at indeholde flere udfyldte ESPD’er, jf. nærmere nedenfor. ESPD’et udfyldes via en integreret ESPD-service i Udbudssystemet.

Universitet vil udelukke ansøger fra at deltage i udbuddet, hvis denne er omfattet af: 1) én eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 og/eller 2) én eller flere af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, 3, 5 og 6. I henhold til artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 (som indsat ved forordning (EU) 2022/576) er det forbudt for By & Havn at tildele kontrakten til en russisk tilbudsgiver eller til en tilbudsgiver, der anvender russiske underleverandører m.v., som udgør mere end 10 % af værdien af kontrakten.

Tilbudsgiver skal derfor udfylde og underskrive den til udbudsmaterialet hørende skabelon for egen-erklæring vedr. russisk ejerskab. Universitet skal i medfør af udbudslovens § 151, stk. 1, indhente endelig dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD’et fra de prækvalificerede ansøgere. I henhold til udbudslovens § 151, stk. 2, er Universitet berettiget til at kræve, at endelig dokumentation for oplysningerne i ESPD’et fremlægges af samtlige ansøgere/tilbudsgivere, hvis dette er nødvendigt for at sikre rettidig gennemførelse af proceduren.

Ved dette udbud forventer Universitet at anmode om endelig dokumentation for oplysningerne i ESPD’et fra samtlige prækvalificerede ansøgere i forbindelse med opfordringen til at afgive indledende tilbud. Universitet vil anmode om endelig dokumentationen inden for en passende tidsfrist, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes pkt. 3. Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de i udbudsbetingelsernes afsnit 6.3.2 nævnte udelukkelsesgrunde, vil Universitetet indhente følgende dokumentation: Virksomheder, der er etableret i Danmark, kan anvende en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen som dokumentation for, at de ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene.

Det gælder også, hvis virksomheden har udenlandske ledelsesmedlemmer. Virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, kan fremlægge følgende dokumentation for, at virksomheden ikke er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde (i prioriteret rækkefølge): 1) Uddrag fra relevante registre eller tilsvarende dokumenter udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed samt certifikater udstedt af de kompetente myndigheder, 2) Erklæringer under ed og 3) Erklæringer på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor virksomheden er etableret.

Dokumentationen må ikke være udstedt tidligere end 6 måneder før tilbudsfristen. Som dokumentation for, at tilbudsgiver opfylder de i udbudsbetingelsernes afsnit 6.3.3 angivne krav til egnethed, vil tilbudsgiver blive bedt om at fremlægge: For økonomiske/finansielle oplysninger: Årsregnskab(er) eller tilsvarende dokumentation med angivelse af i) tilbudsgivers nettoomsætning i hvert af de på ansøgningstidspunktet tre seneste afsluttede regnskabsår og ii) tilbudsgivers soliditetsgrad i hvert af de på ansøgningstidspunktet tre seneste afsluttede regnskabsår.

Hvis der ikke kræves aflæggelse af årsregnskaber iht. loven i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, eller hvis tilbudsgivers årsregnskab ikke indeholder de påkrævede oplysninger, vil Universitetet acceptere en erklæring fra tilbudsgivers eksterne revisor som tilsvarende dokumentation. For antal medarbejdere: Årsregnskab(er) eller tilsvarende dokumentation med angivelse af antal fuldtidsansatte (årsværk) medarbejdere i hvert af de på ansøgningstidspunktet tre seneste afsluttede regnskabsår.

Hvis der ikke kræves aflæggelse af årsregnskaber iht. loven i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, eller hvis tilbudsgivers årsregnskab ikke indeholder de påkrævede oplysninger, vil Universitetet acceptere en erklæring fra tilbudsgivers eksterne revisor som tilsvarende dokumentation. For referencer: Kontaktoplysninger til kontaktperson(er) hos de kunder, som tilbudsgiver har oplyst som referencer i ESPD’et, hvis disse oplysninger ikke allerede fremgår af referencen. Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation for oplysninger, som Universitetet selv kan indhente via adgang til en national database.

Tilbudsgiver bedes dog i så fald oplyse, hvor denne dokumentation kan findes.

Omfatter (CPV-koder): Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed, Rådgivning inden for personalespørgsmål, Formidling af personale, Jobsøgningstjenester.

Tildeling: pris 50 %, projektorganisation 25 %, Opgavens udførelse 25 %.

For nærmere beskrivelse af underkriteriet henvises til udbudsbetingelserne 10.3.1.

For nærmere beskrivelse af underkriteriet henvises til udbudsbetingelserne 10.3.2.

For nærmere beskrivelse af underkriteriet henvises til udbudsbetingelserne 10.3.3.

Varighed: 4 år.

Forlængelse: Rammeaftalen træder i kraft ved begge parters underskrift og løber i to år fra ikrafttrædelsen. Universitetet kan ved skriftlig meddelelse forlænge aftalen med op til yderligere to år.

Rammeaftalens maksimale værdi: 15 mio. kr.

Krav til tilbudsgiver:

Universitetet stiller følgende krav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen: En nettoomsætning på minimum DKK 15 mio. i hvert af de på ansøgningstidspunktet tre senest afsluttede regnskabsår. Oplysningerne om tilbudsgivers nettoomsætning udfyldes i ESPD del IV, afsnit B, i feltet ”Samlet årsomsætning”. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, og/eller hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, er det ansøgers og enhedernes samlede formåen, der skal opfylde kravene til egnethed.

Universitetet stiller følgende krav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen: En soliditetsgrad på minimum 10 procent i hvert af de på ansøgningstidspunktet tre senest afsluttede regnskabsår. Oplysningerne om tilbudsgivers soliditetsgrad udfyldes i ESPD del IV, afsnit B, i feltet ”Finansielle nøgletal”. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, og/eller hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, er det ansøgers og enhedernes samlede formåen, der skal opfylde kravene til egnethed.

Universitetet stiller følgende krav til ansøgers tekniske og faglige formåen: Ansøger skal i gennemsnit have haft mindst 20 fuldtidsansatte (årsværk) i hvert af de på ansøgningstidspunktet tre senest afsluttede regnskabsår. Oplysningerne om ansøgers gennemsnitlige antal fuldtidsansatte udfyldes i ESPD del IV, afsnit C, i feltet ”Årlige gennemsnitlige antal beskæftigede”. Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, og/eller hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen, er det ansøger og enhedernes samlede formåen, der skal opfylde kravene til egnethed.

Universitetet stiller følgende krav til ansøgers tekniske og faglige formåen: Ansøger skal have minimum to forskellige referencer, der dokumenterer erfaring med udførelse af rekruttering af top- og lederstillinger inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningstidspunktet. Ad. referencer Ansøger skal angive sine væsentligste referencer, der er igangværende eller afsluttet inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningstidspunktet. Hvis referencen er igangværende, skal ansøger anføre, hvilke dele, der allerede er udført.

Ansøger bedes for hver reference oplyse følgende: • Kundens navn og kontaktperson • Udførelsesperiode (måned og årstal) • Kontraktsum ekskl. moms • En beskrivelse af opgaven, herunder hvilken rolle ansøger har haft, og hvilke konkrete opgaver, som ansøger varetog. Oplysningerne om ansøgers referencer udfyldes i ESPD del IV, afsnit C, i feltet ”For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: Udførelse af tjenesteydelser af den anførte type”. Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, og/eller hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen, er det ansøger og enhedernes samlede formåen, der skal opfylde kravene til egnethed.

I forbindelse med prækvalifikationen vil Universitetet udvælge 4 ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive indledende tilbud. Hvis færre end 4 ansøgere opfylder det fastsatte egnethedskrav og ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene angivet i udbudsbetingelsernes pkt. 6.3.2, vil Universitetet alene prækvalificere disse. Er der flere end 4 ansøgere, som opfylder Universitetets krav til udelukkelse og egnethed, vil Universitetet udvælge de 4 ansøgere, der efter Universitetets vurdering er bedst egnede til at udføre Rammeaftalen på baggrund af kriteriet: De mest relevante referencer.

Ved bedømmelsen af referencerne vil Universitetet foretage en samlet vurdering af ansøgerens referencer, hvor Universitetet vil lægge vægt på relevansen af hver enkelt reference i forhold til de udbudte ydelser beskrevet i Bilag 1 til Rammeaftalen (kravspecifikationen). En enkelt meget relevant reference kan derfor efter omstændighederne vurderes mere positivt end flere mindre relevante referencer.

Ved bedømmelsen af referencerne vil Universitetet bl.a. lægge positiv vægt på: • Jo mere referencerne vedrører search og rekruttering af ledere, herunder topledere og administrative ledere med personale-, fagligt og strategisk ansvar, desto bedre. • Jo mere referencerne omfatter ydelser svarende til de udbudte Delydelser, herunder udarbejdelse af job- og kompetenceprofiler, search, screening, test, deltagelse i samtaler samt sparring om kandidatvalg og afslutning af rekrutteringsforløb, desto bedre. • Jo mere referencerne vedrører rekruttering i større, komplekse og mangfoldige organisationer, herunder offentlige og/eller vidensbaserede organisationer, desto bedre. • Jo mere referencerne vedrører håndtering af flere sideløbende rekrutteringsforløb samt fleksibel tilrettelæggelse og rettidig gennemførelse af rekrutteringer, desto bedre.

Bedømmelsen sker desuden ud fra ansøgers – eller hvis relevant støttevirksomheders – rolle i forhold til referencens udførelse. Udvælgelsen af de 4 bedst egnede ansøgere vil alene ske på baggrund af de referencer, som ansøger har oplyst om i ESPD (eller henvist til i ESPD’et, jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.3.3). Udvælgelse sker alene på baggrund af ansøgers beskrivelse af referencerne. Det kan derfor være fordelagtigt for ansøger at beskrive omfanget og indholdet af sine referencer udførligt, og herunder påpege forhold, der gør den enkelte reference særligt sammenlignelig med Rammeaftalens genstand.