Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering og service af mobile klienter til det præhospitale område

Udbuddet rummer derudover en kontrakt vedr. efterlevering og flytning af mobile klienter samt support og vedligeholdelse af mobile klienter i form af opretholdelse og drift af lokale swaplagre på de af regionerne definerede lokationer, asset management af de mobile klienter, samt i begrænset omfang onsite support. Initialordren omfatter ca. 800 mobile klienter samt tilbehør til samtlige præhospitale enheder, og herefter løbende anskaffelse af yderligere mobile klienter i det omfang, at regionerne udvider flåden, hvilket forventes at være i et forholdsvist begrænset område. Kundens PPJ-system er anskaffet ved et selvstændigt udbud.

Som led heri, har PPJ-leverandøren gennemført test og validering af hardware, og alene mobile klienter, som fremgår af PPJ-leverandørens liste over kompatibelt hardware (Whitelist), kan anvendes sammen med PPJ-systemet. Kravene til de mobile klienter samt det identificerede tilbehør, der udbydes som en del af kontrakten, er, at produkterne er egnede til anvendelse i et præhospitalt miljø. Det betyder, at de mobile klienter og tilbehør anvendes i et hårdt miljø, hvor de bliver udsat for brug på adskillige lokationer (skadesteder), og skal være robuste til at modstå det miljø, de bliver udsat for.

Yderligere oplysninger: Udelukkelsesgrunde efter udbudslovens § 134 a: Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land. Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet kontrakt kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet kontrakt, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold ikke skønnes at give yderligere virksomheder, herunder SMV’er, en øget mulighed for at afgive tilbud. Delaftaler: Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet kontrakt kan opnås mere fordelagtige priser.

Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet kontrakt, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV’er – øget mulighed for at afgive tilbud. Spørgsmål og svar: Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument, jf. Kontraktbilag 06 - Spørgsmål og svar. I henhold til tidsplanen vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen. Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten på tlf.

70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”. Dokumentation for deltagelse: Tidligst i forlængelse af underretning om prækvalifikationen og på Ordregivers opfordring, skal Tilbudsgiver, og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152. Nedenfor beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde. Hvis Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra: • Skifteretten v. Domstolsstyrelsen • Skatteforvaltningen • ATP • Politiet (Kriminalregistret) Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.dk Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist ved fremsættelse af anmodning om dokumentation. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget. Hvis Tilbudsgiver og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning ikke er fra Danmark, skal Tilbudsgiver som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.

Hvis disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde: • Der skal ikke afleveres yderligere dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos de i referencerne anførte kunder.

Vedrørende successive reduktioner: Der vil ikke gøres brug af short-listing og reducering af antallet af tilbud under forhandlingsfasen, uagtet at der i afsnittet "Anden fase", "Successive reduktioner" er valgt "Ja". "Ja" er alene valgt pga. en teknisk foranstaltning i bekendtgørelsen.

Omfatter (CPV-koder): Databehandlingsmaskiner (hardware), Tabletcomputere, Computerrelateret udstyr, Ladeaggregater, Værktøjsprogrampakke, Reparation, vedligeholdelse og tilhørende tjenesteydelser for pc'er, kontorudstyr, telekommunikations- og av-udstyr, Support- og konsulentvirksomhed i forbindelse med edb.

Tildeling: Pris 17.50 %, Kvalitet af hardware 27.5 %, Opstart og overgang til drift 22.5 %, Drift, service og supportydelser 32.5 %.

Vægtningen af underkriteriet "Pris" indgår som et interval på 15-20 %. Den endelige, konkrete vægtning fastsættes efter afholdelse af forhandlingsperioden i forbindelse med udsendelsen af det reviderede udbudsmateriale. Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Underbilag 04a – Tilbudsliste. Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, vil blive lagt til grund for evalueringen.

Vægtningen af underkriteriet "Kvalitet af hardware" indgår som et interval på 25-30 %. Den endelige, konkrete vægtning fastsættes efter afholdelse af forhandlingsperioden i forbindelse med udsendelsen af det reviderede udbudsmateriale. Underkriteriet evalueres udelukkende efter aflevering af endeligt tilbud, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.8. Dette skyldes, at underkriteriet alene bliver vurderet på baggrund af Tilbudsgivers leverede vareprøver, jf. udbudsbetingelsernes punkt 3.2.1 og 3.2.4, og de leverede vareprøver vil blive anvendt både til Ordregivers egen evaluering og til test gennemført af Teknologisk Institut (TI), jf. nedenstående.

Ordregiver har i Kontraktbilag 01 – Kravspecifikation beskrevet, hvad Ordregiver vil vægte positivt ved evalueringen af de leverede vareprøver. Evalueringen foretages således på baggrund af de i Kontraktbilag 01 – Kravspecifikation angivne evalueringselementer, herunder: • KP 01.1 Håndtag • KP 01.2 Dock • KP 01.3 Driftstid og opladning • KP 01.4 Lysstyrke • KP 01.5 Skærmens læsbarhed • KP 01.6 Robusthed • KP 01.7 Funktionalitet ved temperaturpåvirkning

Vægtningen af underkriteriet "Opstarts og overgang til drift" indgår som et interval på 20-25 %. Den endelige, konkrete vægtning fastsættes efter afholdelse af forhandlingsperioden i forbindelse med udsendelsen af det reviderede udbudsmateriale. Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af de konkurrenceparametre (KP), som er tilknyttet følgende kontraktbilag: • Kontraktbilag 05 – Leverancer i opstartsfasen o KP 05.1 – Leveringssikkerhed o KP 05.2 Opstartsplan Det fremgår under de enkelte KP’er hvad Ordregiver vurderer positivt.

Vægtningen af underkriteriet "Drift, service og supportydelser" indgår som et interval på 30-35 %. Den endelige, konkrete vægtning fastsættes efter afholdelse af forhandlingsperioden i forbindelse med udsendelsen af det reviderede udbudsmateriale. Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af de konkurrenceparametre (KP), som er tilknyttet følgende kontraktbilag: • Kontraktbilag 02 – Drift, service og Supportydelser o KP 02.1 Asset management o KP 02.2 Swaplager o KP 02.3 Håndtering og kvalificering af supportsager Det fremgår under de enkelte KP’er hvad Ordregiver vurderer positivt.

Varighed: 5 år, forventet start 27. april 2027.

Optioner: Aftalen kan forlænges med 2 x 12 måneder.

Krav til tilbudsgiver:

Ansøger anfører de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med den overordnede beskrivelse af nærværende udbud, jf. afsnit 2.1 Procedure i nærværende bekendtgørelse. Nedenfor har Ordregiver fremhævet, hvad Ordregiver vil vurdere positivt i forbindelse med udvælgelsen. Ansøger bedes herudover oplyse den/de periode(r), hvor ydelsen har været udført (start- og slutdatoer). Der kan desuden i beskrivelsen oplyses referencens værdi (kontraktværdien i DKK) samt referenceperson (Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne). Hvis Ansøger oplyser mere end fem (5) referencer, vil Ordregiver alene inddrage de fem (5) nyeste referencer i vurderingen.

Ved fastlæggelsen af, hvilke referencer der er de nyeste, prioriteres uafsluttede referencer forud for afsluttede referencer. Blandt uafsluttede referencer prioriteres referencer med den seneste startdato. Hvis der ikke er fem (5) uafsluttede referencer, suppleres disse med afsluttede referencer med ophørsdato nærmest ansøgningsfristens udløb. For referencer, der omfatter ydelser udført over en periode, der strækker sig længere tilbage end tre (3) år fra ansøgningsfristens udløb, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb.

Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om. Der stilles ikke minimumskrav til antallet eller karakteren af Ansøgers referencer. De oplyste referencer vil indgå i Ordregivers vurdering i forbindelse med udvælgelsen, jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.6.2. Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD, fx i form af billeder og illustrationer mv.

Valg mellem flere egnede ansøgere: Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, udvælges på et sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om ydelsen.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt i de af Ansøger oplyste referencer, jf. ovenfor, og på baggrund af en samlet vurdering af referencernes relevans og sammenlignelighed med den udbudte ydelse, jf. punkt 2.1 Procedure i nærværende bekendtgørelse. Det er ikke et krav, at den enkelte reference omfatter alle de elementer, der indgår i den udbudte ydelse. Ordregiver vil foretage en samlet vurdering af Ansøgers referencer, herunder i hvilket omfang referencerne samlet set dokumenterer erfaring med de relevante dele af den udbudte ydelse.

Kriterier for udvælgelse: Ordregiver vil udvælge de bedste egnede ansøgere ud fra følgende kriterier: Ordregiver foretager en samlet vurdering af Ansøgers oplyste referencer, herunder i hvilket omfang referencegrundlaget samlet set dokumenterer erfaring med: • levering i større skala, hermed forstået én samlet levering af mobile klienter og tilbehør til en kunde, hvor antallet i videst mulige omfang afspejler den udbudte initialleverance i forhold til mængde, • service og support, herunder etablering og drift af en serviceorganisation for mobile klienter eller tilsvarende udstyr, • geografisk spredning og rækkevidde, herunder levering af service og support på tværs af flere geografiske områder og lokationer, og • udskiftningsløsninger, herunder håndtering af udskiftning af defekte enheder.

De ovenstående forhold er sidestillede og tillægges ikke forskellig vægt. Det er ikke et krav, at den enkelte reference omfatter alle de ovenstående forhold. Ordregiver vil i stedet foretage en samlet vurdering af Ansøgers referencegrundlag.