Udbud af WMS til nyt Lager- & Logistikcenter til Esbjerg Sygehus

Øgningen af lagervarer giver et positivt aftryk på den grønne omstilling i form af reduktion i transporter til Lager- & Logistikcenteret i forhold til den nuværende belastning. Den tunge og sorte trafik i Esbjerg indre by vil blive reduceret væsentlig ved etablering af Esbjerg Sygehus’ nye Lager- & Logistikcenter. Esbjerg Sygehus Lager- & Logistikcenter forsyner Esbjerg & Grindsted Sygehus, Veneklinikken i Brørup, Psykiatrien på Gl. Vardevej og alle de lokale Psykiatri afdelinger. Esbjerg Sygehus har samarbejde med de omkringliggende kommuner vedr. blandt andet IV behandlinger i borgernes eget hjem samt de kommende Sundheds- og Omsorgs Pladser.

Samarbejdet indeholder en aftale med forsyninger til lokale depoter i samarbejdskommunerne. Den udbudte opgave omfatter levering, implementering, konfiguration og tilpasning af WMS, herunder etablering af integrationer, uddannelse af superbrugere og brugere, prøver og test samt idriftsættelse, drift, support og vedligeholdelse. På tidspunktet for indgåelse af den udbudte Kontrakt er lagerbygningen under opførelse. Leverandørens ydelser omfatter tillige projektledelse og koordinering med entreprenøren – KG Hansen, dog primært med leverandøren af AutoStore og Conveyor anlæg – Element Logic.

WMS-løsningen som leveres, i henhold til den udbudte Kontrakt, skal opfylde de krav til funktion, kvalitet, kapacitet m.v., som fremgår af udbudsmaterialet. Regionen har behov for op til 2 sites med 3 superbrugere og 12 brugere. Det ene site skal anvendes for Esbjerg Sygehus som en del af Leverancen, og det andet site skal kobles på for Grindsted Sygehus i løbet af kontraktperioden uden yderligere omkostninger. Grindsted Sygehus har ikke et tilsvarende WMS, men alene manuelle lagre. Opgaven er udbudt som én samlet kontrakt ud fra funktionelle, markedsmæssige og økonomiske hensyn. Kontrakten er tidsubegrænset.

Kunden har et opsigelsesvarsel på 12 måneder, og Leverandøren har et opsigelsesvarsel på 24 måneder, dog tidligst til udløb 5 år efter Overtagelsesdagen.

Yderligere oplysninger: Ansøgere skal som ansøgning om prækvalifikation aflevere et udfyldt ESPD. ESPD'et er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet og skal udfyldes via Ethics. Ansøger skal udfylde ESPD’et med de oplysninger, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, herunder følgende:

• •Del II.A: Ansøger skal oplyse navn, CVR- nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt Ansøger er en mikro-, lille eller mellemstor virksomhed, samt hvorvidt Ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre (som et konsortium eller lignende). - Del II.C: Ansøger skal oplyse, om Ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen. - Del III: Ansøger skal oplyse, om Ansøger er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135-136. Såfremt Ansøger er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135-136, vil Ansøger blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, medmindre Ansøger kan fremlægge tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig, jf. udbudslovens § 138. - Del IV.B: Ansøger skal beskrive sin tekniske og faglige formåen og økonomiske og finansielle formåen. I henhold til udbudslovens § 144 kan Ansøger støtte sig på andre økonomiske aktørers tekniske/professionelle formåen og økonomiske/finansielle formåen, uanset det juridiske forhold mellem aktørerne. En Ansøger, der støtter sig på andre økonomiske aktører, skal sørge for, at der indsendes ESPD'er med udfyldte relevante oplysninger fra hver af de aktører, som Ansøger støtter sig på. Dette gælder også, hvis Ansøger udgør en sammenslutning af aktører, f.eks. et konsortie, i så fald skal hver deltager i konsortiet/sammenslutningen udfylde separate ESPD'er med udfyldte oplysninger i ESPD afsnit II-V. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger/tilbud, skal Ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Ansøgeres ansøgninger/tilbud. Ansøger opfordres til at benytte Bilag B og C eller tilsvarende som erklæringer om support/sammenslutning. Forud for forhandlingen og endeligt forud for tildelingsbeslutningen indhenter Kunden dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens §§ 151-155. Kunden forbeholder sig retten til at indhente dokumentationen på et tidligere tidspunkt i udbudsprocessen, hvis Kunden vurderer det nødvendigt for at gennemføre udbuddet korrekt. Kunden vil som led i udbudsproceduren og som led i den efterfølgende administration og opfyldelse af Kontrakten som dataansvarlig behandle personoplysninger om Tilbudsgivers ansatte, repræsentanter og andre personer, som Tilbudsgiver anfører i sit tilbud eller gør brug af i den efterfølgende administration og opfyldelse af Kontrakten. Tilbudsgiver erklærer med sit tilbud, at denne har meddelt dette til samtlige ansatte, repræsentanter og andre personer, hvis personoplysninger indgår i ansøgningen og/eller tilbudsmaterialet, jf. også Bilag E, Behandling af personoplysninger i udbud. I overensstemmelse med artikel 5k i Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, er Kunden forbudt at tildele Kontrakten til: a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland, b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i a) eller b), herunder, hvis de tegner sig for mere end 10 % af kontraktværdien, underentreprenører, leverandører eller enheder, hvis formåen er udnyttet, jf. udbudsdirektiverne. Sammen med anmodningen om dokumentation for oplysninger i ESPD, vil Kunden forlange en erklæring fra Tilbudsgiver, hvor Tilbudsgiver erklærer, at der ikke er russisk involvering i kontrakten, der overskrider grænserne fastsat i artikel 5k. Kunden kan anmode om yderligere oplysninger eller dokumentation for den vindende tilbudsgivers ejerstruktur. Kunden henviser til anvendelsen af skabelonen vedlagt som Bilag D, ved indsendelsen af ovennævnte erklæring. Al kommunikation med Kunden om udbuddet skal ske via Ethics. Spørgsmål, der modtages inden den i tidsplanen fastsatte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet, vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet, vil blive besvaret i det omfang, det kan lade sig gøre senest 6 dage før udløbet af ansøgningsfristen. Interesserede bedes holde sig orienteret om udbuddet via Ethics. Såfremt Ansøger/Tilbudsgiver måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af Ethics, kan Ansøger/Tilbudsgiver rette telefoniske henvendelse til Ethics Support på telefon +45 70 22 70 07. Hvis et teknisk problem antages at ville berøre flere Ansøgere/Tilbudsgivere, vil der blive offentliggjort information herom via Ethics. Den i nærværende udbudsbekendtgørelse angivne estimerede værdi er beregnet med udgangspunkt i Projektet (Afklaringsfasen og Implementeringsfasen) samt 10 års drift (Løbende Ydelser).

Omfatter (CPV-koder): Programmering af software og konsulentvirksomhed, System- og supporttjenester, Help-desk og støttetjenester, Programmelrelaterede tjenester, Datatjenester, Databehandling, Internettjenester, Applikationsudbydere, Servicevirksomhed i forbindelse med drift af datamater, Professionel servicevirksomhed i forbindelse med edb.

Tildeling: Pris 25 %, Funktionalitet 50 %, Implementeringsydelser 15 %, Drifstydelser 10 %.

Evalueringen af underkriteriet "Pris" er baseret på Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 12.A. De enkelte priselementer og deres respektive vægtning er beskrevet i Bilag 12.A. Priselementerne vil blive inkluderet i evaluering med deres respektive vægtning og på bag-grund heraf vil Kunden beregne en Evalueringsteknisk Pris.

Evalueringen af underkriteriet "Funktionalitet" er baseret på Tilbudsgivers besvarelse af Kundens Konkurrencekrav (”KK”) i Bilag 3 Leverancebeskrivelse. Besvarelsen af Konkurrencekravene i Bilag 3 skal indsættes i Bilag 3.A Besvarelsesark til Leverancebeskrivelse. Det fremgår af Bilag 3 hvad Kunden vil tillægge positiv vægt i evalueringen af Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte krav henhørende under dette delkriterium.

Evalueringen af underkriteriet "Implementeringsydelser" er baseret på følgende delkriterier: Tidsplan (25 %), Uddannelsesforløb (25 %) Prøveplan (25 %) og Leverandørens projektorganisation (25 %). Der henvises til Bilag 1 og 10 for en nærmere beskrivelse af delkriterierne.

Evalueringen af underkriteriet "Driftsydelser" er baseret på følgende delkriterier: Drift, vedligeholdelse og support (50 %) og Servicemål (50 %). Der henvises til Bilag 5 og Bilag 6 for en nærmere beskrivelse af delkriterierne.

Forventet start 1. april 2027.

Krav til tilbudsgiver:

Ansøger skal oplyse sin omsætning for hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår i ESPD'et. Det er et mindstekrav, at Ansøgers gennemsnitlige årlige omsætning for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår er minimum DKK 13.000.000,00.

Ansøger skal oplyse sin egenkapital for hvert af de 3 seneste afsluttede regnskabsår i ESPD'et. Det er et mindstekrav, at Ansøger har haft en positiv egenkapital i minimum 2 ud af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Ansøger skal i ESPD del IV.C: “Teknisk og faglig formåen” vedlægge de op til 5 betydeligste sammenlignelige referencer, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt 2.1 om beskrivelse af udbuddet, der er udført i løbet af de sidste 5 år. Perioden på 5 år er fastlagt under hensyntagen til at sikre tilstrækkelig konkurrence om den udbudte opgave. Med udført inden for de sidste 5 år menes, at referencerne ikke må være afsluttet tidligere, end den dato der nås, når der regnes 5 år baglæns fra datoen for aflevering af prækvalifikationsansøgning. Referencer ældre end dette vil ikke blive inddraget.

Referencer der endnu ikke er endeligt færdiggjort, kan inddrages i ansøgningen, men det er i givet fald vigtigt at ansøger anfører, hvad der er udført for referencen på ansøgningstidspunktet. Hver reference bør indeholde: • En beskrivelse af den specifikke leverance herunder formål, omfang og delleverancer, i den leverede løsning. • Information om Kunden. • Information om hvornår projektet blev udført (start og slutdato, hvis det er slut). • Information om den estimerede kontraktsum (hvis muligt). • Information om ansøgerens rolle og ansvar i leverancen.

Skulle ansøgningen alligevel inkludere flere end 5 referencer, vil Ordregiver inddrage de 5 seneste referencer regnet fra datoen for endelig levering (referencer der endnu ikke er færdiggjort, vil i så fald ikke blive inkluderet). Referencerne bør overholde følgende begrænsning på antal tegn: Hver referencebeskrivelse bør ikke overstige 4.000 antal tegn uden mellemrum. Der stilles ikke mindstekrav til teknisk og faglig formåen. Hvis flere end 3 ansøgere opfylder de fastsatte mindstekrav, jf. nærværende punkt 5.1.9, til økonomisk og finansiel formåen, vil Ordregiver prækvalificere de 3 bedst egnede ansøgere, som herefter opfordres til at afgive tilbud.

Udvælgelsen af de bedst egnede ansøgere sker på baggrund af de fremsendte referencer jf. ovenfor, herunder i hvilket omfang disse vurderes at være tilsvarende den udbudte opgave, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt 2.1 om beskrivelse af udbuddet. Som følge heraf vil antallet af referencer ikke være afgørende for udvælgelsen alene, men i højere grad de enkelte referencers konkrete indhold, relevans og sammenlignelighed med den udbudte opgave og dennes omfang og formål. Udvælgelsen af de ansøgere, der indkaldes til at afgive tilbud, vil ske på baggrund af en vurdering af de ansøgere, der har de mest relevante sammenlignelige referencer.

Region Syddanmark vil vurdere ansøgerne og deres referencer på baggrund, i hvor høj grad referencerne demonstrerer erfaring med følgende elementer, opført i prioriteret rækkefølge: 1. Levering, implementering, konfiguration og tilpasning, uddannelse af superbrugere og brugere, prøver og test samt idriftsættelse af WMS til styring af fysiske lagerprocesser (herunder Varemodtagelse, Pluk, Skaffevarer og cross-docking, Farligt gods, Pakning, konsolidering og forsendelse, Returvarer, karantæne og tilbagekaldelse, Genopfyldning, Lageradministration, optælling og optimering samt Indlagring og påpladslægning) herunder at systemet er taget i stabil drift hos kunden. 2.

Løbende drift, support og vedligeholdelse af et WMS, der leveres som SaaS (cloud-baseret løsning), herunder at leverandøren varetager hosting, oppetidssikring, versionsopdateringer og brugersupport som en del af leverancen. 3. Integration mellem WMS og et eller flere automatiseringsanlæg (f.eks. conveyor- eller sorteringssystemer, automatiske lagersystemer, robots eller kassesystemer), samt øvrige relevante integrationer, som defineret i udbudsmaterialets, Bilag 3 Leverancebeskrivelse, herunder at integrationerne er driftssat og anvendes operationelt. 4.

Levering af et WMS til en offentlig ordregiver inden for sundhedssektoren (f.eks. hospital, regionalt lager eller tilsvarende), herunder at leverancen understøtter krav til sporbarhed, batchstyring og/eller myndighedskrav gældende for sterile produkter.