Udbud med forhandling af kontrakt om levering, implementering, drift, vedligeholdelse og support af økonomi- og lønsystem til Gribskov Kommune

Formålet med udbuddet er at etablere en fremtidssikret og robust platform, der understøtter Ordregivers økonomi- og lønadministration effektivt og med høj grad af automatisering, kvalitet og driftssikkerhed, herunder tidssvarende teknologiske muligheder i form af understøttelse af maskinlæring og kunstig intelligens samt andre værktøjer, der kan bidrage til øget automatisering og beslutningsstøtte.

Yderligere oplysninger: Udelukkelsesgrunde efter udbudslovens § 134 a: Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land. Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold såvel som interne processer skønnet, at der med en samlet kontrakt kan opnås mere fordelagtige priser samt en mere stabil drift med et integreret økonomi- og lønsystem. Begrundelsen for vurderingen af en mere stabil drift med et integreret økonomi- og lønsystem begrundes i, at det er Ordregivers vurdering, af en sammenhængende løsning sikrer bedre processer internt, henset til den nære sammenhæng mellem de forskellige dele af løsningen og processerne. Ligeledes er det Ordregivers vurdering, at en samlet kontrakt fortsat vil medvirke til at skabe en reel konkurrencesituation.

Ansøger /Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver. Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument, jf. Kontraktbilag 16.

I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelserne, vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen. Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten på tlf. 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”. Kopieres ind fra udbudsbetingelserne.

Hvis I og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra: • Skifteretten v. Domstolsstyrelsen • Skatteforvaltningen • ATP • Politiet (Kriminalregistret) o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten. Serviceattesten bestilles hos Virk.dk Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist ved fremsættelse af anmodning om dokumentation.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget. Hvis I og evt. andre enheder eller deltagere i en sammenslutning ikke er fra Danmark, skal I som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud. Hvis disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Der skal ikke afleveres yderligere dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos de i referencerne anførte kunder. Vedrørende "Successive reduktioner": Blandt de konditionsmæssige ansøgere udvælges på et sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages mere tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Herefter afvikles proceduren ikke i successive faser, og tilbudsgivere kan således ikke blive afvist

Omfatter (CPV-koder): Programpakker og informationssystemer, Programpakke til analyse-, forsknings-, beregnings- eller prognoseformål.

Tildeling: Pris 30 %, Non-funktionelle kriterier 15 %, Funktionelle kriterier 55.00 %.

Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Underbilag 10a – Tilbudsliste. Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, bliver lagt til grund for evalueringen. I Underbilag 10a – Tilbudsliste summeres den samlede evalueringspris automatisk. Vægtes 20 - 40 %

Underkriteriet "Non-funktionelle kriterier" består af fire (4) delkriterier med indbyrdes vægtning som følger:

• •Tidsplan, implementering, uddannelse og prøver (vægt 30 %) - Dokumentation (vægt 20 %) - Service og support (vægt 20 %) - Samarbejde (vægt 20 %) - Integrationer og snitflader (vægt 10 %) Underkriteriet vægtes 10 - 20 %

Underkriteriet "Funktionelle kriterier" består af 11 delkriterier, som indbyrdes vægter lige:

• •Kontoplan - Budget og budgetopfølgning - Økonomisk styring og rapportering - Ledelsestilsyn ad hoc - Likviditetsstyring - Betaling (bank, kasse og e-faktura) - Regnskab - Anlæg, anlægskartotek - Debitor - Personale - løn - Vagtplan Underkriteriet vægtes 40 - 70 %

Varighed: 81 måneder.

Forlængelse: 2 x 12 måneder

Krav til tilbudsgiver:

• •Ansøger anfører de op til tre (3) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med den overordnede beskrivelse af nærværende udbud, jf. beskrivelsen af aftalens genstand. • Ansøger bedes herudover oplyse den/de periode(r), hvor ydelsen har været udført (start- og slutdatoer) • Der kan desuden i beskrivelsen oplyses referencens værdi (kontraktværdien i DKK) samt referenceperson (Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne). • Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer, eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med længst varighed. • For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet delopgaver indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de delopgaver, som Ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristen. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke delopgaver det drejer sig om. Det er et minimumskrav, at Ansøger kan dokumentere minimum tre (3) referencer vedr. økonomi- og/eller lønsystem, med igangværende eller afsluttet driftsperiode, hvor Ansøger har varetaget hovedansvaret for drift, vedligeholdelse og support, heraf. Med igangværende eller afsluttet menes, at driftsperioden har/har haft et overlap med referenceperioden, hvilket højest kan være tre (3) år fra regnet fra ansøgningsfristen. Det bemærkes, at ovenstående kriterier for udvælgelse og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer. Nedenfor har ordregiver angivet, hvad Ordregiver vil vurdere positivt i forbindelse med udvælgelse. Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskravene, udvælges på et sagligt grundlag tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. Hvis der ikke modtages flere end tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver prækvalificere de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om ydelsen. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i de mest relevante referencer på baggrund af Ordregivers beskrivelse af den udbudte genstand, jf. afsnit om aftalens genstand, hvor særligt følgende kriterier vil have betydning for udvælgelsen: Kriterier for udvælgelse Ordregiver vil udvælge de bedste egnede ansøgere ud fra følgende kriterier: • At Ansøgers referencer i størst mulige omfang indeholder implementering af et system til en organisation tilsvarende Ordregiver, hvor Ordregiver beskrives som en kommune i Region Hovedstaden med ca. 41.000 indbyggere og en blandet struktur af både byområder, landdistrikter og kystnære turistområder. Kommunen har en decentral organisering med flere fagcentre og institutioner fordelt geografisk, hvilket stiller krav til effektive, sammenhængende og digitale administrative løsninger. • At Ansøgers referencer er sammenlignelige med den udbudte kontrakt og i størst muligt omfang påviser erfaring med drift, vedligeholdelse og support af et økonomi- og lønsystem til en kunde tilsvarende Ordregiver. • At Ansøgers referencer i størst mulige omfang omfatter kontrakter på minimum tre (3) år. • At Ansøgers referencer i størst mulige omfang vedrører kunder med mere end 100 brugere. Udvælgelse ved sammenslutninger eller støttende enheder: Hvis en sammenslutning ansøger om prækvalifikation (eks. et konsortium), eller hvis Ansøger baserer sin egnethed på andre enheders formåen, vil Ordregiver udvælge de bedst egnede ansøgere i henhold til teknisk og faglig formåen ud fra nedenstående principper. • Ved teknisk og faglig formåen vil der ske en vurdering af sammenslutningens samlede referencer, hvorfor der maksimalt afleveres tre (3) referencer for sammenslutningen eller for Ansøger og de andre enheder. Eksempelvis én (1) reference fra sammenslutningen eller fra Ansøger og to (2) referencer fra andre enheder.