Guide · Aftaletyper
Rammeaftaler og SKI forklaret — sådan fungerer de store aftaler
mineudbud.dk sender de offentlige udbud og kommunernes indkøbsbeslutninger, der passer til jer, på mail hver morgen – fra udbud.dk, EU og alle 98 kommuner, til virksomheder af alle størrelser. 14 dages Pro gratis, derefter 229 kr/md ekskl. moms for hele holdet.
En rammeaftale er en aftale mellem en eller flere offentlige købere og en eller flere leverandører, der på forhånd fastlægger vilkårene — pris, kvalitet, leveringstid — for de køb, der måtte komme i en periode. Køberen forpligter sig ikke til en bestemt mængde, men kan i hele perioden købe ind på aftalen uden at holde et nyt udbud. En rammeaftale løber normalt højst fire år.
En meget stor del af det offentlige indkøb i Danmark sker ikke som enkeltstående udbud, men som træk på rammeaftaler — herunder SKI's landsdækkende aftaler. Forstår du, hvordan aftalerne fungerer, forstår du også, hvorfor timing er alt: vinduet for at komme med åbner typisk kun hvert fjerde år.
Kort fortalt
- En rammeaftale udbydes én gang og fastlægger vilkårene for alle senere køb ("træk") — som hovedregel i højst 4 år.
- Efter tildelingen er aftalen lukket: nye leverandører kan ikke komme med før genudbuddet.
- Konkrete køb sker enten ved direkte tildeling eller miniudbud blandt aftalens leverandører.
- SKI er det offentliges fælles indkøbscentral — SKI-aftalerne udbydes som EU-udbud på udbud.dk/TED.
Sådan fungerer en rammeaftale i praksis
Ordregiver gennemfører ét udbud og vælger én eller flere leverandører. Derefter kan der købes på aftalen uden nyt udbud. Med flere leverandører sker de konkrete køb på én af to måder:
- Direkte tildeling: ordregiver køber hos den leverandør, der er bedst/billigst efter aftalens fordelingsnøgle — ofte en "kaskade", hvor nummer 1 spørges først.
- Miniudbud: konkurrencen genåbnes blandt aftalens leverandører, som afgiver tilbud på den konkrete opgave med kort frist. Er du på aftalen, er det afgørende at svare hurtigt og hver gang. Miniudbud kommer løbende i hele aftaleperioden.
Vil du ind på et marked, der er dækket af en rammeaftale, er der reelt to veje: vind næste genudbud — eller find de indkøb, der lovligt sker uden om aftalen (mindre køb, andre ordregivere, eller dynamiske indkøbssystemer, der optager nye leverandører løbende).
SKI: det offentliges fælles indkøbscentral
SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) samler indkøb på tværs af stat, regioner og kommuner i store, landsdækkende rammeaftaler — fra rengøring og vinduespolering til møbler, fødevarer og håndværkerydelser. For leverandører betyder en plads på en SKI-aftale adgang til hundredvis af offentlige kunder gennem én aftale. Nogle aftaler er forpligtende for kommunerne (de skal bruge dem), hvilket gør pladsen ekstra værdifuld.
SKI-aftaler udbydes som EU-udbud og annonceres på udbud.dk og TED — typisk med prækvalifikation. Aftalerne genudbydes som regel hvert fjerde år, område for område. Mange er opdelt i delaftaler efter geografi eller sortiment, netop så mindre virksomheder kan byde på en overkommelig bid.
Hvordan kommer man med på en rammeaftale?
Man kommer med på en rammeaftale ved at byde, når aftalen bliver udbudt. Mens aftalen løber, er den lukket for nye leverandører — som hovedregel i op til 4 år. Indtil genudbuddet kan man komme ind som underleverandør til en af aftalens leverandører eller via et dynamisk indkøbssystem, der optager nye løbende. Forberedelsen begynder, før aftalen bliver udbudt: kend udløbsdatoen, følg forhåndsmeddelelser og markedsdialoger, og hav referencer og priser klar.
Man kan ikke melde sig ind på en rammeaftale, mens den løber. Der er fire veje ind:
- Byd, når aftalen bliver udbudt. Rammeaftaler udbydes som almindelige udbud på udbud.dk og TED — ofte delt i delaftaler, så man kan byde på en del.
- Bliv underleverandør til en af dem, der har aftalen. Nogle leverandører på store aftaler bruger lokale underleverandører.
- Byd sammen med andre i et konsortium, hvis kravene til omsætning eller dækning er for store til én virksomhed.
- Søg ind på et dynamisk indkøbssystem. Her kan man — modsat en rammeaftale — blive optaget, så længe systemet er åbent.
Forberedelsen begynder, før aftalen bliver udbudt: Den, der kender udløbsdatoen og kunderne bag aftalen, har referencerne og priserne klar, når udbuddet kommer.
Sådan forbereder I jer trin for trin:
- Find aftalerne på jeres område. Kommunerne har lister over deres indkøbsaftaler på hjemmesiden, og SKI viser sine aftaler samlet. Notér, hvem der har aftalen nu, og hvornår den udløber — se kontrakter, der snart udløber.
- Hold øje med varslerne. Før et genudbud kommer der ofte en forhåndsmeddelelse eller en markedsdialog, og beslutningen om udbuddet står tit i et udvalgsreferat. Deltag i markedsdialogen — det er her, I kan få opgaven delt i delaftaler, der passer til jer.
- Tjek kravene i det forrige udbud. Krav til omsætning, referencer og dækning ændrer sig sjældent meget fra gang til gang. Mangler I noget, er der tid til at finde en partner til et konsortium.
- Byd, når udbuddet kommer. Rammeaftaler udbydes ofte med prækvalifikation, så første frist er ansøgningen om at komme med — ikke selve tilbuddet. Se sådan byder du på offentlige udbud.
- Er I kommet med, så svar hver gang. De konkrete opgaver kommer som miniudbud eller direkte tildeling i hele aftalens løbetid.
Gælder det kommunernes egne køb, og er der ingen aftale på området, kan kommunen ofte købe direkte uden udbud. Se kan man sælge til kommunen uden udbud?
Timing er alt: følg genudbud og kontraktudløb
Fordi aftalerne lukker markedet i op til 4 år, er den vigtigste disciplin at vide hvornår de åbner igen. Udløbende kontrakter og rammeaftaler varsler genudbud — se kontraktudløb-oversigten, der viser hvilke offentlige kontrakter i din branche der nærmer sig udløb. Med automatisk udbudsovervågning fanger du både genudbuddet, miniudbuddene og de dynamiske aftaler — uden selv at skulle tjekke udbud.dk hver dag.