Kontrolbud: når kommunen selv byder på sin egen opgave

Det skal fremgå af udbudsannoncen og udbudsmaterialet, hvis ordregiveren afgiver kontrolbud. Du skal altså ikke gætte — det står der.

Kontrolbuddet skal afgives senest samtidig med fristen for de eksterne tilbud, og på samme vilkår som dem. Netop derfor kan kommunen ikke regne sig ned, efter de øvrige priser er kendt.

Beregningen skal omfatte de samlede langsigtede gennemsnitsindtægter og -omkostninger — både direkte omkostninger som løn og materialer, og indirekte som ledelse, administration, husleje, it, forsikringer, tjenestemandspensioner samt forrentning og afskrivning af anlægskapital. Det er netop de indirekte poster, der afgør, om et kontrolbud er reelt.

De, der har medvirket ved at udarbejde kontrolbuddet, må ikke deltage i vurderingen af de indkomne tilbud. Ellers er ligebehandlingen ikke reel.

Formelt tildeles kontrakten ikke — udbuddet annulleres, og opgaven forbliver hos ordregiveren. Der er ingen kontrakt at klage over, men annullering kan påklages på almindelige vilkår.

Ordregiveren skal kunne dokumentere beregningen. Beder du om aktindsigt i kontrolbuddet, er udgangspunktet, at du kan få det udleveret — det er ikke et konkurrerende tilbud med samme beskyttelse af forretningshemmeligheder.

Viser beregningen sig at være urealistisk lav — fx uden overhead — er det en reel indsigelse. Klagenævnet har behandlet sager, hvor kontrolbud ikke rummede de fulde omkostninger.

Står det i udbudsmaterialet, at der afgives kontrolbud, ved du, at din reelle konkurrent er kommunens egen drift. Det ændrer, hvad du skal fremhæve: sjældent prisen alene, men fleksibilitet, spidsbelastning, specialudstyr og risikoovertagelse.

Det ændrer også, hvor mange timer det er værd at lægge i tilbuddet. Er opgaven i dag løst internt og fungerer, er sandsynligheden for et skifte lavere.

Den bedste indgang er tidligere: de politiske drøftelser om, hvorvidt opgaven skal udliciteres, foregår i udvalgene længe før udbuddet. Dér kan du nå at være i dialog, mens rammen stadig kan påvirkes.