Kontrolbud: når kommunen selv byder på sin egen opgave

Det skal fremgå af udbudsannoncen og udbudsmaterialet, hvis ordregiveren afgiver kontrolbud. Du skal altså ikke gætte, for det står der.

Kontrolbuddet skal afgives senest samtidig med fristen for de eksterne tilbud og på samme vilkår som dem. Netop derfor kan kommunen ikke regne sig ned, efter at de øvrige priser er kendt.

Beregningen skal omfatte de samlede langsigtede gennemsnitsindtægter og -omkostninger. Det gælder både direkte omkostninger som løn og materialer og indirekte omkostninger som ledelse, administration, husleje, it, forsikringer, tjenestemandspensioner samt forrentning og afskrivning af anlægskapital. Det er netop de indirekte poster, der afgør, om et kontrolbud er reelt.

De, der har været med til at udarbejde kontrolbuddet, må ikke deltage i vurderingen af de indkomne tilbud. Ellers er ligebehandlingen ikke reel.

Formelt bliver kontrakten ikke tildelt. Udbuddet bliver annulleret, og opgaven bliver hos ordregiveren. Der er ingen kontrakt at klage over, men annulleringen kan påklages på almindelige vilkår.

Ordregiveren skal kunne dokumentere beregningen. Beder du om aktindsigt i kontrolbuddet, er udgangspunktet, at du kan få det udleveret. Det er ikke et konkurrerende tilbud med samme beskyttelse af forretningshemmeligheder.

Viser beregningen sig at være urealistisk lav, fx fordi udgifter til ledelse og administration mangler, er det en reel indsigelse. Klagenævnet for Udbud kan behandle klager over, at reglerne om kontrolbud ikke er overholdt.

Står det i udbudsmaterialet, at der afgives kontrolbud, ved du, at din reelle konkurrent er kommunens egen drift. Det ændrer, hvad du skal fremhæve: sjældent prisen alene, men fleksibilitet, håndtering af travle perioder, specialudstyr og at du overtager risikoen.

Det ændrer også, hvor mange timer det er værd at lægge i tilbuddet. Bliver opgaven i dag løst internt, og fungerer det, er sandsynligheden for et skifte lavere.

Den bedste indgang er tidligere: de politiske drøftelser om, hvorvidt opgaven skal udliciteres, foregår i udvalgene længe før udbuddet. Dér kan du nå at være i dialog, mens rammen stadig kan påvirkes.